Implementasi HSEMS

Untuk temans yang berminat ingin tau proses penerapan integrasi HSEMS (Health and Safety Management System), bisa ikutan diskusi, berhubung saat ini saya sedang dapat tugas menyusun persiapan tersebut.

Day One
Sesuai referensi standar, selalu mulai dengan mengidentifikasi dan mengenali alur kegiatan organisasi yang akan menerapkan HSEMS tadi, yang umum disebut dengan Bisnis Proses.

Hal yang prinsip tercantum dalam Bisnis Proses:

1. Pastikan fase Plan - Do - Check - Action tercantum didalamnya
2. Identifikasi Proses Utama sebagai penghasil produk/jasa yang memberi nilai pada pelanggan
3. Identifikasi Proses Pendukung, untuk mendukung terlaksananya proses utama
4. Identifikasi pihak-pihak terkait dengan kegiatan organisasi (pelanggan, supplier, pemerintah, masyarakat, pemegang saham, dll)
5. Gambarkan hubungan antar proses2 tersebut.

Kalau membutuhkan contohnya, kontak saya ya..

Audit Internal oleh SPI

Organisasi dengan desain kantor pusat dan cabang, dimana aktifitas audit internal menjadi salah satu mekanisme kendali organisasi terhadap kinerjanya. Mungkin saja dihadapkan pada pertanyaan, jika audit internal sudah dilakukan oleh SPI, perlukah auditor internal cabang melakukan audit internal lagi.

Kompetensi auditor, baik auditor internal maupun SPI, sebaiknya dilengkapi dengan pengetahuan yang memadai terkait sistem manajemen organisasi, seperti ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, dll.

Dimana kompetensinya sudah setara, apakah auditor internal cabang masih perlu melakukan audit internal, sedangkan audit internal sudah dilaksanakan oleh SPI?

Diskusi tentang Kebijakan Mutu (5.3), Sasaran Mutu (5.4.1) dan Monitoring pencapaian (8.2.3)

amanda MIG: o iya, ngomong2 soal tahun depan, di sini skrg manajemen reviewnya minta tiap bulan :(
amanda MIG: pusing mendadak saya bu
jumatair: Gn caranya Bu
jumatair: Coba didata selama ini meeting2 yg ada
jumatair: Dr yg harian, mingguan, 2mingguan, sebulanan, 3bulanan, semesteran de el el
jumatair: Coba didata atau diidentifikasi agendanya
jumatair: Dr 7agenda yg ada d 5.6.2 ISO 9001 dan 8 agenda d OHSAS 18001, pasti sudah ada yg terjawab
jumatair: Nah selebihnya yg tdk atau belum terbahas, disisipkan d meeting berikutnya
jumatair: Atau khusus, misal, hasil audit
jumatair: Krn poin ini jarang jd materi normal dalam meeting ruitn
jumatair: Rutin
amanda MIG: iya, kmrn saya lihat, paling sarmut sama audit dr customer yang bisa saya masukkan bu
jumatair: Jd jgn jg bikin management review hrs dibahas semua agenda itu
jumatair: Pemenuhan syarat produk?
jumatair: Sarmut nya cover aspek delivery jasa ga? Alias produksinya MIG?
jumatair: Dalam meeting rutin ada rekomendasi improvements?
jumatair: Atau pembahasan komen pelanggan?
amanda MIG: kalo komen pelanggan biasanya kita distribusi survey kepuasan, tp itu 1 taun sekali sih bu biasanya
amanda MIG: kalo rekomendasi improvement bisa sih nanti saya masukkan
amanda MIG: cuma yg bingung, sarmut tidak tercapai itu, preventive actionnya
jumatair: Targetnya akhir taun ya
jumatair: Coba deh, dr sarmut yg ga tercapai
jumatair: Dicek, penyebabnya apa
jumatair: Org? Materi? Cara kerja?
jumatair: Dr situ coba dipikirkan PA nya
jumatair: Atau masalah finansial? Coba aja dicek
amanda MIG: udah ketemu sih bu, cuma saya bingung untuk actionnya spt apa. kaya misalkan, soal penerimaan PO
amanda MIG: sudah ada correctivenya, kita kirim email reminder ke customer
amanda MIG: dari yang setiap bln, menjadi 2 kali sebulan dst
amanda MIG: tp manajemen bilang, itu blm cukup
amanda MIG: kalau sampai direktur saya email ke country managernya customer tetap tidak keluar juga POnya, baru itu sdh mentok
amanda MIG: padahal, dari sisi customer blm bisa buat PO juga dikarenakan mereka blm terima PO dari customernya
amanda MIG: jadi spt mata rantai gt bu
jumatair: Oh kalo sambungan gt sih, kynya stiap sambungan rantainya hrs punya sarmut jg biar sama2 bs kontrol
jumatair: Tp dlm QMS, yg penting usaha2 yg td disbutin Bu Amanda, disimpan sebagai evidence
jumatair: Tmsk progres tiap2 follow up itu
jumatair: Plg ga qt punya data penyebab or posisi mandegnya dmn
jumatair: Dr situ dianalisa (8.4)
jumatair: Untuk ditentukan PA nya untuk ke dpnnya
amanda MIG: iya bu. padahal mandegnya juga di customer, karena mereka jg gak bisa create PO karena sistemnya istilahnya masih terkunci.
jumatair: Ya kalo kondisinya create by sistem, ya berarti posisi argi sarmut d Bu Amanda blm bs jalan argonya
jumatair: Mknya coba dilihat dasar penetapan sarmutnya lg
jumatair: Apakah sudah tepat
amanda MIG: iya, berarti blm bisa ya bu? coba deh nanti saya lihat lagi, kalau ada yang saya bingung, nanti coba saya tanya ke ibu
amanda MIG: tapi untuk beberapa pertanyaan tadi sudah saya dapatkan jawabannya. thanks ya bu niken :)
jumatair: Sip, senang bs bantu, semoga jd makin fasih ya :-bd
amanda MIG has signed back in.
jumatair: Maaf ya blm sempet reply email
jumatair: Mengenai prosentase trng
amanda MIG: iya ga papa ;)
amanda MIG: hi bu
jumatair: Kynya ga bs dihitung 14 dr 18 trning loh
jumatair: Hi jg hehe
jumatair: Kan yg trng IT service itu
jumatair: N ARS ya
jumatair: Tiap bulan ada jadwalnya ya?
jumatair: Klo diambil 14 dr 18, nanti yg jadwal tiap bulan itu ga dijalanin
amanda MIG: iya...tiap bulan ada jadwalnya. itu perulangan jg dihitung ya?
jumatair: Nanti target tercapai tp kebutuhan trng sebenarnya ga terpenuhi?
jumatair: Iya sebaiknya sih
jumatair: Dr kmrn lihat jadwal itu, jd mikir jg klo 75% itu diambil dr mana
jumatair: Gimana kalau targetnya adalah target per org untuk ikut trng
jumatair: Misal per org trngnya 20jam dlm setahun
jumatair: Dr tipe2 trng yg ada dlm daftar tersebut
jumatair: Katakanlah target per org 20jam per tahun
jumatair: Nah pencapaian HRD, 75% dr 20jam untuk tiap2 org
jumatair: Dgn begitu, laporan tiap bulan pasti ada
jumatair: Krn ada trng yg dilakukan tiap bulan itu
jumatair: :>
jumatair: Dan yg wajib trng 20jam itu mungkin bs fokus untuk yg pegawai dl
jumatair: Yg kontrak, trng targetnya lain lagi
jumatair: Gmn?
amanda MIG: bsia sih bu, kayanya targetnya lbh kena tuh
amanda MIG: tapi misalkan spt itu, pencapaian bulanannya gimana ya ngitungnya
jumatair: Penghitungannya bisa ditotal, atau per departemen, bs diplot ke grafik jg
jumatair: Misal
jumatair: Per departemen anggotanya 6org
jumatair: Bearti kewajiban trngnya 6x20jam
jumatair: 120 jam
jumatair: Jd rata2 per bulan, dept. Tersebut hrs ada pelaksanaan trng sekitar 10jam
jumatair: Tgl dilaporkan pencapaian per bulan berjalan
jumatair: Bs dbwh 10 bs diatas 10jam
jumatair: Yg bs dijadikan patokan
jumatair: Kira2 bulan juni, harus sudah terlaksana sedikitnya 60jam
jumatair: Bulan september 90 jam
jumatair: Kalau blm sampai angka 90, bearti HRD harus ngebut pelaksanaa trng di 3bln terakhir
jumatair: Supaya bs tercapai 120jam
jumatair: Atau 75% dr 120 jam itu
jumatair: Di akhir 2011
jumatair: Kalau tahun anggaraannya jan-des

Klausul 8.2.1 dan 8.2.3

Q:
Yth. Bu Amalia mhn dengan hormat penjelasan secara konkrit mengenai metode pengukuran yang tepat terkait pasal 8.2.1  dan 8.2.3 Trim Suwardi

A:
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
walaupun berjudul kepuasan pelanggan, isi klausul terkait adalah, organisasi harus menetapkan metode yang sesuai untuk mendapatkan informasi terkait persepsi pelanggan.
panduan mengenai proses penanganan keluhan pelanggan ISO 10002.
penentuan metode yang tepat didasarkan pada tipe pelanggan, segmentasi pelanggan, dan tipe informasi yang ingin diperoleh dari pengelompokan pelanggan tersebut.
populasi pelanggan akan menentukan metode yang tepat, sebagai contoh, jika ribuan dapat menggunakan metode kuesioner, metode meeting atau wawancara langsung dapat diterapkan untuk pelanggan utama (misal DUDI), dsb.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
persyaratan ini berkaitan dengan upaya organisasi  untuk memastikan tercapainya sasaran yang dikehendaki (sasaran mutu, rencana strategis, tujuan organisasi). Metode yang sesuai ditentukan berdasarkan pola pencapaian sasaran2 tersebut.
Jika pencapaian sasaran tersebut adalah akhir tahun, target/sasaran akhir tahun tersebut dapat di cascade/dibagi menjadi pencapaian bulanan/triwulanan, sehingga dimana bulan tertentu tidak tercapai, dapat dipenuhi di bulan2 berikutnya, selama upaya pemenuhan kekurangan tersebut belum menyentuh batas akhir pencapaian.
Jika pencapaian sasaran tersebut hanya terbagi ke dalam semester (nilai siswa), secara berkala, melalui quiz, ulangan, pemberian tugas mandiri untuk dievaluasi, hasil2nya di plot kedalam grafik pemenuhan nilai kompetensi, hal-hal tersebut merupakan contoh kegiatan 8.2.3.

Klausul 7.3 - Pendidikan

Q:
Yth. Bu Amalia mhn dengan hormat penjelasan secara konkrit yang dimaksud input design dan output design terkait dg pasal 7.3 ? Trim Suwardi
A:
7.3 Design dan Development
definisi design (rancangan) adalah menghasilkan sesuatu produk dari tidak ada menjadi ada.
definisi pengembangan adalah melakukan perubahan/penyesuaian produk hasil rancangan semula untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Input design untuk kurikulum:
- ketentuan dari DikNas
- masukan dari DUDI
- rancangan metode pembelajaran sekolah
- masukan dari siswa, orang tua siswa
- masukan dari guru2 atau ahli terkait
- kapasitas sekolah (fasilitas, ketersediaan dana, target nilai kelulusan siswa)

Output design untuk kurikulum:
- rancangan kurikulum pembelajaran (KTSP)
- silabus

demikian.

Checklist untuk audit/self assessment

Q:
Yth. Ibu Amalia saya mengalami kesulitan buat cek list pada unit kurikulum yang terkait dengan pasal 8.3 , 8.5.2 dan 8.5.3 apa saja yang harus saya cek dan apa yang harus saya tanyakan atas bantuannya terima kasih. Suwardi

A:
Checklist untuk unit Kurikulum:
8.3 Pengendalian Ketidaksesuaian

- definisi ketidaksesuaian (kejadian yang tidak sesuai kriteria yang telah ditetapkan) terkait kegiatan unit kurikulum
- tindakan apa yang dilakukan jika ketidaksesuaian tersebut terjadi
- bagaimana mengidektifikasi dan mengendalikan ketidaksesuaian tersebut
- tindakan apa yang dilakukan jika ketidaksesuaian tersebut sudah terdeliver ke siswa
- apakah ada data yang direkam sesuai kejadian ketidaksesuaian yang terjadi

8.5.2 Tindakan koreksi (Coreective Action)
- berdasarkan ketidaksesuaian yang teridentifikasi (dari 8.3), bagaimana hasil investigasi penyebab terjadinya ketidaksesuaian tersebut
- tindakan apa yang dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut
- bagaimana menjamin agar ketidaksesuaian tersebut tidak terulang lagi di kemudian hari
- apakah orang2 terkait sudah diinformasikan terkait upaya pencegahan agar tidak terulang kembali
- rekaman bukti tindakan untuk mencegah agar tidak terulang lagi ketidaksesuain serupa
- bukti efektivitas tindakan koreksi yang dilakukan

8.5.3 Tindakan pencegahan (Preventive Action)
- berdasarkan hasil analisa (8.4) pemantauan proses KBM dan pencapaian sasaran mutu tiap2 proses, apakah teridentifikasi tindakan pencegahan agar tidak terjadi ketidaksesuan
- berdasarkan hasil pengamatan kesesuaian pelaksanaan KBM dengan rancangan kurikulum (8.2.3) dan target pelaksanaan materi pembelajaran, hal-hal apa saja yang memungkinkan terjadinya ketidaksesuaian untk ditetapkan metode pencegahannya, agar sesuai dengan rencana sekolah.

demikian Pa Suwardi, semoga bermanfaat.

Klausul 7: Realisasi jasa untuk sektor pendidikan

Baca: http://amalia-excellent.blogspot.com/2011/04/definisi-produk-pendidikan.html
Lihat juga: http://www.slideshare.net/NASuprawoto/ktsp-bsnp-presentation
Q:
Trima kasih atas penjelasannya bu, berikut ini mohon dijelaskan klausul;
A. 7.1 dimana produk di dunia pendidikan saya artikan knowlege, skill dan attidute. Yang saya tanyakan bagaimana hubungan secara sistematis dengan kurikulum klausul ini?dan apa bedanya dengan Klausul 7.3?
B. Mhn penjelasan Klausul 7.5 dengan KBM dan penekanannya pada proses atau hasil?
Trim p.Suwardi

A:
a. Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP) dengan komponen:

1. Tujuan pendidikan tingkat satuan pendidikan
2. Acuan operasional penyusunan KTSP
3. Struktur dan muatan kurikulum tingkat satuan pendidikan
4. Kalender pendidikan

Kurikulum sebagai rancangan pembelajaran memenuhi klausul 7.3.1-7.3.7 meliputi perencanaan perancangan dan pengembangan kurikulum hingga pengendalian terhadap perubahan rancangan kurikulum. Proses/kegiatan penyusunan kurikulum, memenuhi persyaratan klausul 7.3.1-7.3.7, dimana kurikulum tersebut digunakan sebagai panduan pelaksanaan program pembelajaran atau KBM, hal ini memenuhi persyaratan 7.1 (dapat dilihat di 7.1.catatan 2, bahwa hasil 7.3 dapat digunakan sebagai input dalam mengembangkan 7.1 atau rencana realisasi KBM).
Penyusunan KTSP dan silabus dapat sekaligus menjawab penerapan 7.1 dan 7.3 sekaligus.

b. Klausul 7.5 terdiri dari 5 klausul dengan esensi yang berbeda-beda.

7.5.1 Pengendalian terhadap proses realisasi jasa layanan pendidikan
Sekolah diminta menetapkan metode untuk menjamin bahwa pelaksanaan KBM berjalan dengan lancar untuk menjamin kepuasan pelanggan (siswa) dan tercapainya sasaran pembelajaran itu sendiri, melalui penetapan metode yang sesuai untuk penyampaian materi, baik secara tutorial (misal; pemberian materi secara verbal oleh guru yang kompeten), secara praktek (misal; dengan menggunakan alat ukur yang semestinya, menimbang bahan kimia dengan timbangan sartorius), guru yang menyampaikan materi sesuai dengan latar belakang pendidikannya (misal; guru biologi adalah lulusan S1 jurusan biologi), termasuk metode pengujian materi yang sesuai.

7.5.2 Validasi proses untuk realisasi layanan jasa pendidikan
Pemilihan dan penetapan metode untuk menjamin hasil proses-proses yang kualitasnya baru dapat diketahui hasilnya setelah semua proses selesai (contoh; pelaksanaan ujian semester, hasil ujian baru dapat diketahui setelah semua soal dijawab oleh siswa, kemudian dinilai, baru dapat diketahui status kelulusan siswa terkait). Persyaratannya dalam hal ini adalah penetapan kualifikasi dan standar kompetensi guru2, komponen materi KBM yang harus disampaikan sesuai satuan waktu tertentu, suasana KBM yang kondusif, termasuk penetapan kriteria yang harus dipenuhi untuk menjamin terpenuhinya kriteria KBM yang dipersyaratkan (dalam KTSP ataupun silabus). Dimana terjadi perubahan kriteria, revalidasi harus dilakukan untuk menjamin kualitas produk (KBM) yang dihasilkan (misal; terjadi perubahan guru biologi yang mengajar, penggantinya harus dipastikan memenuhi standar kompetensi guru biologi yang telah ditetapkan dalam 7.1 - KTSP).

7.5.3 Identifikasi dan mampu telusur
Untuk memudahkan identifikasi dan penelusuran di sepanjang proses realisasi jasa layanan pendidikan.  Contoh; nomor induk siswa untuk memudahkan identifikasi siswa dalam daftar absensi, raport, ijazah.

7.5.4 Properti milik pelanggan
Persyaratan bahwa properti milik pelanggan harus tercatat dan dimana terjadi kerusakan harus dilaporkan.
Contoh; siswa sudah lulus, sudah melunasi pembayaran2, namun ijazahnya belum diambil, status ijazah tersebut adalah properti milik pelanggan.  Contoh lain; data pribadi siswa (intelektual properti), hasil desain siswa sebagai bukti kompetensinya (jika tidak diklaim bahwa semua hasil desain siswa adalah milik sekolah).

7.5.5 Menjaga kondisi produk layanan pendidikan
Memelihara kualitas dan kondisi produk dimana dimungkinkan di seluruh rangkaian proses realisasi jasa pendidikan. Dalam hal definisi produk adalah layanan pendidikan, memang tidak memungkinkan untuk dikatakan menyimpan/menjaga kondisi produk, namun demikian hal ini dapat diaplikasikan untuk menjaga kondisi dokumen2 terkait jasa layanan pendidikan (buku jurnal, absensi siswa, ijazah) yang disimpan sekolah, harus tetap dalam kondisi baik, jika berupa perangkat lunak, dipastikan terhindar dari virus dan hacker.

Penerapan klausul 7.5 fokus pada kendali terhadap proses KBM, untuk menghasilkan jasa layanan pendidikan yang sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan (dalam KTSP), yang bermuara pada kepuasan pelanggan (siswa, orang tua siswa, DUDI, dsb.).

Definisi Produk Pendidikan

Pemahaman arti produk berdasarkan ISO 9000:2005 (klausul 3.4.1) adalah hasil dari suatu proses.

Banyak contoh sekolah yang mendefinisikan bahwa produknya adalah kompetensi siswa, kapasitas kompetensi seorang siswa dapat dicapai, tidak hanya berdasar pada kegiatan KBM sekolah, hal ini harus dipahami bahwa kompetensi juga memiliki komponen bawaan (karakter/sifat/sikap) dari siswa ditambah metode/sarana KBM yang memadai (lihat gambar).

Perlu dipahami, kompetensi terbagi menjadi 4 tahap:
The Four Stages (http://en.wikipedia.org/wiki/Four_stages_of_competence)

1. Unconscious Incompetence (Tidak kompeten secara tidak disadari) 
   

   Individu tidak memahami dan tidak dapat melakukan sesuatu, ataupun tidak mengenali kekurangannya, juga tidak berkeinginan untuk memperbaikinya.



2. Conscious Incompetence (Tidak kompeten yang disadari) 
   

   Walaupun individu tidak memahami ataupun tidak dapat melakukan sesuatu, ia menyadari kekurangan tersebut, dan hal tersebut belum diperbaiki.



3. Conscious Competence (Kompetensi yang disadari) 
   

   Individu paham atau menguasai untuk melakukan sesuatu.  Namun, untuk menunjukkan ketrampilannya membutuhkan kedaran atau konsentrasi yang tinggi.



4. Unconscious Competence (Kompetensi yang tidak disadari) 
   

   Individu telah menjalankan berbagai latihan sehingga ketrampilannya menjadi "kemampuan alamiah" dan dapat ditunjukkan dengan sangat mudah (bahkan tanpa konsentrasi penuh). Hal ini tidak selalu dapat diajarkan ke orang lain.

    

Kalaupun sekolah mendefinisikan kompetensi adalah produknya, perlu ditetapkan kompetensi level yang mana yang dapat dijaminkan kualitasnya oleh sekolah.

KNOWLEDGE
Dalam dunia/sektor pendidikan, knowledge/pengetahuan adalah sesuatu yang diperoleh siswa, namun sumber pengetahuan tersebut tidak dihasilkan oleh sekolah, sekolah adalah sarana menyampaikan knowledge tersebut hingga dapat dipelajari siswa.

SKILL
Atau ketrampilan adalah sesuatu yang diperoleh siswa dari proses belajar dan diajar oleh guru2, ketrampilan bukanlah produk yang dihasilkan sekolah, melainkan suatu taraf/level dimana siswa dapat menyerap pengetahuan dan pengalaman dari proses belajar, sehingga menjadi terampil/memiliki keahlian.

ATTITUDE
Atau sikap adalah pembawaan siswa (karakter siswa), sekolah hanya bisa memberikan influence/pengaruh untuk meningkatkan karakter tersebut, akan tetapi karakter ini bukanlah hasil/produk sekolah, tetapi sekolah menjadi sarana bagi siswa untuk meningkatkan kualitas karakternya.

Definisi dari ISO 9000:2005 (3.4.1), produk adalah hasil dari proses yang dilaksanakan oleh sekolah. Lingkup sekolah adalah guru2 dan organisasi sekolah, siswa adalah pelanggan, dimana karakternya tidak bisa sepenuhnya dijamin oleh sekolah. Produk sekolah adalah Kegiatan Belajar Mengajar, dimana KBM tersebut dapat sepenuhnya dikendalikan terkait kualitas delivery/proses realisasinya oleh sekolah.
Sedangkan KSA merupakan hasil atau kombinasi input/masukan/karakter siswa dengan KBM yang disediakan oleh sekolah.

Aplikasi Auditor IRCA

Q:

lnjut disini aja ya bu....mo tny gmn  untuk jd auditor,stlh lulus IRCA ??apa bedanya ktk sy apply sm nggk dan hrs mjd observer?

A:

setelah mengikuti training IRCA QMS 2008 dan lulus (nilai passing grade 75), apabila akan mengajukan menjadi auditor IRCA, paling lambat 3 tahun dari hari terakhir training harus sudah masuk pengajuan menjadi auditor IRCA.  Persyaratannya termasuk 45 jam CPD (Continuing Professional Development), 20 mandays menjadi oberver audit, application auditor, application fee (detail bisa lihat di http://www.irca.org/).

 

jika tidak memilih untuk menjadi auditor, sertifikat IRCA QMS 2008 training tersebut berlaku seumur hidup.

 

untuk menjadi auditor adalah pilihan masing2 individu, jika training tersebut tidak dilengkapi dengan pengalaman menjadi observer audit, ketrampilan audit menjadi tidak terasah, untuk menjadi observer adalah pilihan masing2.

 

demikian.

Temuan Audit

Q: Bu Amalia sebagai auditor kita harus bisa menentukan kapan temuan itu  dikatakan non konforming (KTS) dan Observing thanks.

A:
Audit dilakukan untuk mencari kesesuaian. Laporan audit sedikitnya terdiri atas 3 hal:

1. temuan yang bersifat positif (strength)
2. temuan yang berpotensi menjadi penyimpangan ataupun saran/masukan auditor yang biasa dikenal dengan observasi (hasil pemantauan)
3. temuan yang bersifat negatif (weakness) atau yang dikenal dengan deviasi/KTS (ketidaksesuaian)

Temuan dengan kategori observasi;

• dapat berupa saran peningkatan penerapan sistem manajemen dari auditor,
• dapat berupa potensi ketidaksesuaian, hanya saja, pada saat selang waktu pelaksanaan audit, tidak ditemukan cukup bukti untuk menjadi suatu ketidaksesuaian,
• tidak merupakan pelanggaran, namun jika tidak dikendalikan, dapat berpotensi menjadi hal yang merugikan untuk organisasi.

Contoh temuan observasi:
Hasil temuan audit belum dioptimalkan untuk dijadikan sebagai mekanisme meningkatkan kendali terhadap jaminan kepuasan pelanggan.

Temuan yang bersifat ketidaksesuaian;

• pelanggaran terhadap persyaratan kriteria audit yang digunakan sebagai referensi audit,
• menimbulkan kerugian sumber daya (uang, waktu, SDM) terhadap organisasi,
• dapat menurunkan keandalan organisasi di mata pelanggan,
• menimbulkan keluhan pelanggan,
• kegagalan pelaksanaan kendali terhadap sistem manajemen yang diterapkan.

Contoh temuan KTS:
Tidak ada bukti tindakan koreksi terhadap tidak tercapainya sasaran mutu (contoh; nilai kelulusan siwa untuk matematika rata2 masih di angka 5) di tahun 2010.

Semoga bermanfaat.

excellent: contoh bisnis proses

excellent: contoh bisnis proses

contoh bisnis proses

contoh penerapan klausul 4.1.a dan 4.1.b untuk menjawab persyaratan mengenai interaksi antar proses di dalam manual mutu 4.2.2.c

Cara Menyambungkan Dokumen2 untuk Integrasi Sistem Manajemen

Bagi yang sudah punya dokumennya, coba disiapkan kemudian diurutkan dokumen2 berikut:

1. Proses Bisnis organisasi  (ISO 9001 klausul 4.2.2.a. dan ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.4.4)
2. Quality Management System Planning (ISO 9001 klausul 5.4.2)
3. Quality Planning/Rencana Mutu (ISO 9001 klausul 7.1)
4. Identifikasi Bahaya Resiko K3 (Kesehatan dan Keselamatan Kerja) dan Aspek Dampak Lingkungan (ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.3.1)
5. Program Manajemen K3 dan Lingkungan (ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.3.3)
6. Pengendalian Operasional (ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.4.6)
7. Pemantauan dan Pengukuran dan Evaluasi (ISO 9001 klausul 8.2.1-4, ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.5.1)
8. Tinjauan Manajemen (ISO 9001 klausul 5.6 dan ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.6)

Silahkan diambil salah satu contoh dari sub poin dalam poin 1 untuk diurutkan keterkaitannya dengan penjelasan di dokumen2 selanjutnya (dari poin 2 - 8).

Contoh2 tampilan dokumen bisa dilihat di posting2 selanjutnya..

ISO 9001:2008 Klausul 8

8.1
organisasi harus memastikan bahwa kinerjanya sesuai dengan arahan dari manajemen organisasi, dengan melakukan pengukuran, analisis, dan peningkatan sesuai dengan perkembangan organisasi, bersinergi dengan pihak-pihak terkait organisasi.

8.2.1
organisasi harus mengukur dan mendapatkan informasi terkait persepsi pelanggan, dapat berupa  respon kepuasan maupun keluhan pelanggan.

8.2.2
pelaksanaan audit internal sebagai mekanisme kendali dan mengawal kinerja organisasi agar sesuai dengan arahan manajemen organisasi, dilakukan pada selang waktu yang direncanakan dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi untuk identifikasi dan evaluasi perkembangan kinerja  organisasi.
pelaksanaan audit dilakukan oleh orang yang independen atau diluar lingkup area yang diaudit.
lingkup area yang termasuk dalam penerapan ISO 9001:2008 yang diajukan oleh organisasi, harus diaudit sebagai mekanisme pengawalan untuk mencapai kinerja yang ditetapkan oleh manajemen organisasi, disesuaikan dengan kontribusi masing-masing area terhadap tujuan utama organisasi yang dituangkan dalam kebijakan mutu (5.3).
hasil audit harus ditindaklanjuti dengan segera untuk mencegah kerugian lebih lanjut, dimana hal ini harus dimonitor langsung oleh manajemen tertinggi di area terkait, dan menjadi masukan untuk pelaksanaan tinjauan manajemen (5.6).

8.3
definisi-penulis ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya suatu persyaratan yang telah ditetapkan, baik oleh organisasi, pelanggan atau pihak otoritas terkait. ketidaksesuain tersebut dapat terjadi terhadap produk, proses atau kegiatan, ataupun kompetensi orang-orang dalam organisasi.
pengendalian ketidaksesuaian harus disesuaikan dengan kondisi ketidaksesuaian yang terjadi. terhadap ketidaksesuaian produk yang ada tampilan fisik (tangible), dapat diterapkan perbaikan (rework), atau dibuang jangan sampai terpakai (scrap), atau dijual dengan kesepakatan harga diturunkan (downgrade), dimana hal-hal tersebut memungkinkan dilakukan di lokasi penghasil (produsen) atau di lokasi pelanggan.
sedangkan kendali terhadap ketidaksesuaian jasa, rework, scrap dan downgrade tidak dapat diterapkan. yang masih memungkinkan adalah, menghindari kemungkinan pelaksanaan jasa yang tidak sesuai tersebut agar tidak menimbulkan keluhan pelanggan.
pekerjaan ulang apapun yang diterapkan, harus diverifikasi ulang kesesuaiannya terhadap persyaratan yang telah ditetapkan.  Bukti tindakan yang dilakukan harus disimpan.

8.4
berbagai informasi dan data yang diperoleh selama pelaksanaan aktivitas dalam organisasi, dikumpulkan dan dianalisis untuk mengetahui potensi peningkatan ataupun tidak tercapainya suatu target pekerjaan, sebagai salah satu cara untuk mengukur pergerakan organisasi. dimensi yang harus diukur setidaknya mencakup; kepuasan pelanggan, pemenuhan persyaratan pelanggan dan persyaratan produk yang telah ditetapkan, pergerakan dan efektivitas proses, dan kinerja pemasok/supplier/vendor.

8.5.1
persyaratan ISO 9001:2008 bahwa organisasi harus secara konsisten meningkatkan kinerjanya melalui pengukuran pencapaian kebijakan mutu (5.3) dari penterjemahannya menjadi sasaran-sasaran mutu (5.4.1), diukur dengan pelaksanaan internal audit (8.2.2), dan analisis pencapaiannya (8.4), dimana terjadi potensi tindakan perbaikan (8.5.2) dan tindakan pencegahan (8.5.3), dan statusnya menjadi masukan untuk ditentukan keputusan tindak lanjutnya oleh manajemen puncak dalam tinjauan manajemen (5.6).

8.5.2
ketidaksesuaian yang terdeteksi (8.3), baik berupa produk tangible ataupun jasa, harus ditelusuri penyebabnya (root cause), dihilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut, dievaluasi efektivitas tindakan tersebut, buktinya harus disimpan.  tindakan perbaikan tersebut harus dipastikan efektif untuk mencegah agar ketidaksesuaian yang terdeteksi tersebut tidak terjadi lagi.

8.5.3
berdasarkan hasil analisis data (8.4), bertujuan untuk identifikasi potensi terjadinya ketidaksesuaian, baik terhadap sasaran-sasaran mutu yang telah ditetapkan, atau terhadap upaya pemenuhan persyaratan produk dan potensi penyimpangan terhadap pemenuhan kepuasan pelanggan, memungkinkan organisasi untuk melakukan tindakan pencegahan agar terhindar dari terjadinya ketidaksesuaian tersebut.

ISO 9001:2008 Klausul 6

klausul 6 (manajemen sumber daya)
6.1
persyaratan bahwa organisasi yang menerapkan ISO 9001:2008 harus menyediakan sumber daya (man, machine, material, method - dalam ISO 9001:2008 belum dicakup persyaratan untuk manajemen finansial) yang layak untuk menjamin kelancaran pelaksanaan proses kerja dalam upayanya memenuhi persyaratan pelanggan dan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

6.2.1
persyaratan kompetensi (pendidikan, pengalaman kerja, ketrampilan, pelatihan) untuk orang-orang dalam organisasi yang pekerjaannya berkaitan langsung dengan upaya memenuhi persyaratan pelanggan dan pencapaian kepuasan pelanggan.

6.2.2
terdapat 5 poin yang dibahas dalam klausul ini;
a.
penetapan persyaratan kompetensi dalam bentuk tertulis sebagai penerapan dari 6.2.1 terutama untuk posisi-posisi yang krusial untuk menjamin kepuasan pelanggan terpenuhi.
b.
berdasarkan hasil penetapan di 6.2.2.a, yang telah ditetapkan oleh organisasi, memungkinkan munculnya perbedaan antara yang dipersyaratkan dengan yang telah dipenuhi oleh orang terkait, yang dikenal dengan istilah Gap Kompetensi. Hal ini dipenuhi melalui upaya peningkatan kompetensi seperti pelatihan ataupun tindakan lain terkait.
c.
evaluasi efektivitas tindakan baik berupa pelatihan maupun tindakan lainnya (misal; coaching, rotasi, rehat, dan penambahan tim) untuk meningkatkan kompetensi orang terkait.  bentuk evaluasinya disesuaikan dengan tujuan organisasi atas peningkatan kompetensi tersebut.
d.
memastikan setiap orang dalam organisasi memahami bahwa mereka memiliki tanggung jawab yang sama untuk  memenuhi sasaran-sasaran mutu masing-masing sesuai dengan penetapan oleh manajemen organisasi.
e.
bukti yang menunjukkan kompetensi seseorang harus disimpan dan sewaktu-waktu dapat ditunjukkan sesuai maksud dan tujuannya.

6.3
untuk menunjang pekerjaan yang berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan organisasi, ketersediaan infrastruktur dan kelayakan penggunaannya harus diatur oleh organisasi. Infrastruktur tersebut termasuk juga ketersediaan informasi untuk menjamin kelancaran pelaksanaan pekerjaan selain fasilitas lainnya seperti gedung dan utilitas terkait, sarana transportasi dan komunikasi, hardware/software, dsb.

6.4
lingkungan kerja yang mendukung kelancaran pelaksanaan pekerjaan, terutama yang berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan, termasuk diantaranya kecukupan pencahayaan, sirkulasi udara, kemudahan menjangkau fasilitas sanitasi, suasana kerja yang kondusif dan konstruktif.

ISO 9001:2008 Klausul 5

* klausul yang dimulai dengan 'manajemen puncak harus...'
5.1
komitmen manajemen
manajemen puncak harus dapat menunjukkan komitmennya dalam hal penerapan SMM, ketersediaan sumber daya, pemenuhan PP dan/atau UU, pelaksanaan tinjauan manajemen (5.6), penetapan kebijakan mutu (5.3)

5.2
fokus pelanggan
manajemen puncak harus mengenali dimensi (siapa, apa, bagaimana, dimana, kenapa, kapan) pelanggannya untuk menjamin kepuasan pelanggannya.

5.3
kebijakan mutu
arahan organisasi yang ditetapkan oleh manajemen puncak terkait komitmen pemenuhan PP dan/atau UU, sesuai dengan tujuan organisasi tersebut didirikan, kerangka kerja untuk mencapai arahan tersebut. Hal ini harus dikomunikasikan kepada semua anggota organisasi terkait dan diperbaharui sesuai perkembangan organisasi.

5.4.1
sasaran-sasaran mutu
sebagai penterjemahan dari kebijakan mutu (5.3), ditetapkan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing posisi pekerjaan dalam organisasi, dapat difungsikan sebagai motivasi bekerja untuk fungsi dan level terkait.  Ditetapkan pada tingkat dan fungsi yang relevan, sehingga berjumlah lebih dari 1, karena dalam suatu organisasi, secara umum terdiri atas lebih dari 1 fungsi dan lebih dari 1 level.

5.4.2
perencanaan SMM
berdasarkan rancangan sasaran-sasaran mutu (5.4.1) yang ditetapkan, disusun cara mencapai, metode pemantauan, siapa yang bertanggungjawab untuk mencapai dan memantau, cara pelaporan pencapaian, kepada siapa dilaporkan, inilah yang disebut perencanaan SMM.  Karena itu, jika terdapat perubahan dalam organisasi ataupun dalam SMM nya, perencanaan SMM ini harus disesuikan.

5.5.1
tugas, tanggung jawab dan wewenang
biasa dikenal dengan deskripsi pekerjaan (jon description), yang harus dipastikan, manajemen puncak harus memastikan selain tugas dan tanggung jawab, wewenang juga harus ditetapkan, dan hal-hal tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak terkait, agar dapat dijalankan dengan baik dan dapat memenuhi sasaran-sasaran mutu yang telah ditetapkan (5.4.1)

5.5.2
manajemen representative (MR)
manajemen puncak menunjuk seorang anggota manajemen untuk berperan sebagai koordinator penerapan SMM, dengan tugas utama menjamin pelaksanaan SMM terkendali, melaporkan perkembangan penerapan SMM kepada manajemen puncak, menjamin bahwa setiap orang dalam organisasi memahami peranannya krusial dalam menunjang keberhasilan organisasi, sesuai dengan kebijakan mutu (5.3) dan sasaran mutu (5.4.1) yang telah ditetapkan.

5.5.3
aliran informasi dan komunikasi dalam organisasi harus diatur sebagai jaminan sampai kepada pihak terkait dan sesuai dengan tujuannya untuk ditindaklanjuti.

5.6.1
pelaksanaan tinjauan manajemen dalam jangka waktu yang direncanakan, pada waktu tertentu (seperti; mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran ataupun tahunan). disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. untuk identifikasi dan evaluasi situasi dan kondisi terkini organisasi, temmasuk di dalamnya perkembangan pencapaian sasaran-sasaran mutu dan kebijakan mutu organisasi.

5.6.2
hal-hal atau agenda yang harus dimonitor sesuai dimensi pergerakan organisasi, yang diarahkan oleh standar ke dalam 7 agenda, sangat dimungkinkan dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. dimana agenda tersebut dapat dibahas pada waktu terpisah, tetapi sinergi diantaranya harus dipastikan oleh MR untuk dilaporkan kepada manajemen puncak sebagai evaluasi kinerja organisasi.

5.6.3
hasil pembahasan dalam tinjauan manajemen harus menghasilkan tindakan atau pengambilan keputusan oleh manajemen puncak terkait upaya pemenuhan peraturan dan perundangan, pemahaman akan jaminan kepuasan pelanggan, dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan.

ISO 9001:2008 Pendekatan Proses dan Klausul 4

Quality Management System/QMS (Sistem Manajemen Mutu/SMM)


Terdiri dari klausul 1 sampai 8.5.3. Klausul 1, 2 dan 3, seperti pada umumnya isi prosedur terdiri atas lingkup penerapan SMM, referensi serta definisi.  Pada bagian 1-3 belum memerlukan bentuk atau bukti penerapan oleh organisasi yang dengan sukarela menerapkan SMM ini, hanya berupa gambaran awal tentang ISO 9001:2008.

Persyaratan dalam ISO 9001:2008 yang memerlukan bukti penerapan dimulai dari klausul 4.1 - 8.5.3. 

Process Approach (Pendekatan Proses)

4.1
persyaratan umum mengenai penerapan SMM, poin-poin di dalamnya (a - f) merupakan gambaran umum atau perwakilan atau payung besar untuk persyaratan2 di klausul2 selanjutnya, poin2 di dalam 4.1 adalah urutan interaksi antar klausul yang juga membentuk pola P-D-C-A dan menjelaskan gambaran pendekatan proses yang tercantum dalam standar (lihat gambar).

sedangkan dalam paragraf terpisah dalam 4.1, aturan bahwa kegiatan yang dikerjakan oleh pihak diluar organisasi, sebagian atau keseluruhan, disebut sebagai outsourcing, harus dikendalikan dan ditampilkan bahwa sudah teridentifikasi dalam sistem, melalui pernyataan tertulis dalam manual/pedoman mutu (lihat 4.2.2).

4.2.1
persyaratan yang mengatur tipe-tipe dokumen apa saja yang harus disusun/disiapkan sebagai bentuk bukti penerapan SMM.  Dokumen yang harus disusun terdiri atas pernyataan tertulis kebijakan mutu (5.3), sasaran-sasaran mutu (5.4.1), pedoman mutu (4.2.2), prosedur yang diminta oleh ISO 9001:2008 (4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, dan 8.5.3), prosedur lain yang dibutuhkan oleh organisasi, dan catatan sebagai bukti dari kegiatan yang telah dilakukan sebagai bentuk penerapan SMM.

4.2.2
penyusunan manual/pedoman mutu sebagai fungsi interface (temu muka) antara organisasi dengan pihak luar sebagai gambaran lingkup kegiatan organisasi, mekanisme penerapan sistem manajemen mutu organisasi, serta menggambarkan interaksi proses-proses yang dilakukan organisasi untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan menjamin kepuasan pelanggan.

4.2.3
pengendalian dokumen
definisi-penulis dokumen adalah acuan atau referensi untuk melakukan pekerjaan, bersumber dari internal maupun eksternal organisasi. Karena digunakan sebagai acuan, harus dijamin selalu terbaru, oleh karena itu harus dikendalikan. Dokumen dapat berupa hardcopy dan softcopy, dengan sistem kendali masing-masing, harus menjamin terkendalinya; aturan pengesahannya, penerbitannya, perubahannya, distribusinya, identifikasinya, dan bahwa dokumen kadaluarsa jangan sampai terpakai.

4.2.4
pengendalian catatan
definisi-penulis catatan adalah bukti dilaksanakannya suatu kegiatan dalam organisasi, bersumber dari internal organisasi. Sebagai catatan, tidak dapat direvisi, harus mudah ditunjukkan, ditentukan masa retensi (simpan), teridentifikasi. Dapat berupa hardcopy dan softcopy.