tentang MR (Management Representative)

Q:
Bu, dalam beberapa tahun terakhir ini, Org. Chart kami (ada di Quality Manual), tidak lagi memasukkan posisi MR.
Tetapi dalam manual tsb dijelaskan tentang fungsi dan tanggung jawab MR

Mohon info, apakah ini OK?

A:
Berdasarkan persyaratan dalam ISO 9001 maupun ISO 22000, pernyataannya adalah;
ISO 22000:2005 - klausul 5.5
Manajemen Puncak harus menunjuk seorang food safety team leader,dimana, di luar tanggung jawabnya lainnya, .......
ISO 9001:2008 - klausul 5.5.2
Manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi dimana, di luar tanggung jawab lainnya,

yang ditekankan dalam persyaratan standar adalah, bahwa MR haruslah ditunjuk oleh Manajemen Puncak dan termasuk anggota dari manajemen organisasi, hal ini dinyatakan dengan mempertimbangkan bahwa seorang MR harus memahami budaya kerja organisasi dimana ia tergabung, dengan harapan mampu dengan optimum berinovasi demi kemajuan organisasi.
Harus anggota manajemen organisasi, hal ini dilihat pula dari sisi kewenangan (power) dan pengaruh (influence) terhadap anggota organisasi lainnya, sebagai anggota manajemen dengan kewenangannya, seorang MR diharapkan lebih mudah dalam menjalankan perannya sesuai persyaratan ISO 9001/ISO 22000 (5.5.c. untuk menjamin bahwa FSMS ditetapkan, diterapkan, dipelihara dan terbarui, ...., selain poin2 yang lain dalam klausul yang sama), diluar tugas tanggung jawabnya yang lain dalam organisasi tersebut.

Jadi posisi MR dalam struktur, bukan hanya sekedar muncul sebagai posisi tersendiri dalam struktur, tetapi lebih kepada fungsi dan tugas seorang MR dalam mengawal berjalannya MS (management system).
sepanjang mekanisme di organisasi dengan pernyataan tertulis dalam manualnya, dapat menjadikan penugasan dan kewenangan seorang MR cukup berwenang (terutama dalam hal pengambilan keputusan terkait pengawalan MS), hal tersebut sudah menjawab persyaratan standar terkait.

semoga bermanfaat..

let's go green

mari berhijau ria..

pelaksanaan persyaratan ISO 14001 tidak selalu dimulai dengan investasi besar seperti pembangunan WWTP (waste water treatment plant) atau IPAL (instalasi pengolahan air limbah), pembangunan saluran air limbah yang harus tertutup, berbeda dengan saluran air hujan yang biasanya terbuka, pemilahan tempat sampah organik - non organik, dsb.

mari kita mulai dengan yang paling mudah dan paling dekat dengan diri kita, percaya atau tidak, hal-hal berikut sudah menjawab klausul 4.4.6 dalam ISO 14001, seperti;

1. matikan lampu jika kita tidak menggunakan
2. sedapat mungkin pada siang hari, cahaya matahari bisa masuk ke dalam ruangan, selain lebih sehat, juga mengurangi konsumsi listrik
3. matikan ac (jika ac lokal) dalam ruangan saat sedang istirahat siang (yang biasanya 30 menit - 1 jam)
4. gunakan sisi kertas sebaliknya atau reuse paper, tapi pastikan data yang sudah tercetak sebelumnya bukanlah rahasia perusahaan
5. gunakan reuse bag atau tas yang terbuat dari bahan yang bisa digunakan ulang, janganlah menyerahkan tanggung jawab mengolah kantong plastik kepada pemulung, dimana kita bisa berbuat sesuatu yang berguna, minimal untuk diri kita sendiri
6. kurangi konsumsi air minum dalam kemasan (AMDK), lebih baik menggunakan gelas yang bisa dicuci untuk dipakai lagi, ambillah air minum dari dispenser atau galon, terutama untuk kegiatan rapat2, yang melibatkan banyak orang, daripada amdk
7. saat pulang kantor dan meninggalkan ruangan untuk pulang, matikan peralatan kantor dan cabut saja dari stop kontak, untuk mengurangi konsumsi listrik sekaligus menghindari kemungkinan korsleting listrik yang bisa bermuara pada kebakaran
8. pada saat di toilet atau di kamar mandi atau ambil air wudhu, setelah selesai, perhatikan untuk benar2 mematikan keran air, jangan biarkan air bersih terbuang percuma
9. gunakan sabun cuci tangan, obat pel, dengan dosis yang sesuai dengan penggunaan, over dosis akan menambah beban terhadap lingkungan dan mengurangi kapasitas daya dukung badan air

sekilas ide untuk slogan 'save our planet'..

sasaran-sasaran mutu (quality objectives) - part 2

berlanjut..

penyusunan sasaran-sasaran mutu bisa berasal dari beberapa pertimbangan; diantaranya

1. diturunkan dari sasaran (target kinerja = performance target) mutu atasannya atau dari direksi atau korporat atau bahkan dari pemerintah
2. berdasarkan hasil analisis di lapangan atau pelaksanaan proses produksi (untuk pabrikan), dimana area yang masih banyak masalah atau pekerjaan yang belum terlaksana optimum
3. berdasarkan kebutuhan individu untuk berprestasi, sesuai dengan kapasitas atau kemampuan individu terkait, tentu saja tetap harus sesuai deng berkontribusi terhadap target atasannya atau timnya atau unit dimana ia bergabung
4. berdasarkan hasil temuan audit atau assessment, dimana area tertentu yang masih cukup banyak hal yang harus diperbaiki, dikunci dengan penetapan sasaran mutu, agar dapat ditangani dengan baik
5. perubahan pangsa pasar atau munculnya kompetitor dalam bidang bisnis serupa ataupun hasil benchmarking dengan industri sejenis
6. munculnya pengembangan atau diversifikasi produk atau jasa baru, dan
7. untuk menjamin efektifitas hubungan antar proses atau fungsi, perlu dikawal dengan ditetapkannya sasaran mutu kinerja (=performance).

penetapan sasaran mutu dapat digunakan untuk menjamin (=mengawal) terpenuhinya keinginan atau kebutuhan (=kepuasan) pelanggan, baik internal maupun eksternal.

semoga berguna.

sasaran mutu (quality objectives) - part 1

guten morgen (selamat pagi)..

dalam persyaratan ISO 9001:2008, dalam klausul 5.4.1 dipersyaratkan harus menetapkan sasaran mutu-sasaran mutu (quality obejctives) pada tingkat dan fungsi yang relevan.

maksudnya adalah, dalam setiap pekerjaan, apabila ada target yang harus dicapai, sisi positifnya agar dapat memotivasi pelaksana pekerjaan terkait juga berfungsi sebagai alat ukur pencapaian kinerja atau prestasi yang telah dicapai pelaksana pekerjaan terkait.

sasaran-sasaran mutu (majemuk atau plural) ditetapkan dalam tingkat dan fungsi yang relevan, jadi sasaran yang ditetapkan harus lebih dari satu, karena pada dasarnya, dalam suatu organisasi terdapat beberapa fungsi, seperti fungsi personalia (HRD), fungsi pemasaran, fungsi keuangan, dsb. sedangkan tingkat yang relevan, ada tingkatan helper atau magang sekalipun, tingkat supervisor, hingga tingkat manajer.  oleh karena itu, penetapan sasaran harus disesuaikan dengan tingkatannya dan fungsi yang dijalankannya dalam kegiatan organisasi.

bagaimana menyusun sasaran kerja?

prosedur bukan lagi prasyarat utama sistem manajemen

sunday still..

ada yang bilang ISO-ISO itu (baca-ISO 9001) kerjaannya dokumen..dokumen..dan dokumen..

mari kita lihat kenyataaannya dalam persyaratan standar ISO 9001:2008.

klausul yang harus dijawab dalam bentuk penerapan, baik dalam bentuk dokumen, catatan ataupun kegiatan personil terkait, dalam ISO 9001:2008 dimulai dari klausul 4.1 hingga 8.5.3 (sekitar 56 sub klausul).  dari sekian klausul tersebut, yang memiliki pernyataan 'prosedur terdokumentasi harus ditetapkan' di dalamnya sebagai ciri khas klausul yang mengharuskan adanya prosedur (dokumen=acuan melakukan kegiatan).

klausul-klausul tersebut adalah
4.2.3 - Pengendalian Dokumen
4.2.4 - Pengendalian Catatan
8.2.2 - Internal Audit
8.3    - Pengendalian Ketidaksesuaian (maksudnya pelaksanaan koreksi)
8.5.2 - Tindakan Korektif
8.5.3 - Tindakan Pencegahan

selain klausul-klausul diatas, yang lain kalimatnya memang ada kata 'prosedur' tetapi tidak dibarengi dengan 'harus' (shall).

dari 6 klausul (banyak yang mengistilahkan dengan 'prosedur wajib'), jumlahnya tidak harus 6. bisa saja 6 persyaratan tersebut dijadikan 1 dokumen (satu buku atau prosedur dengan bab masing-masing).  dapat pula berjumlah lebih dari 6, terutama untuk kegiatan dalam organisasi yang didalamanya sudah terpasang persyaratan untuk segera melakukan atau mengendalikan ketidaksesuaian dalam pekerjaannya, dalam kasus tersebut, sudah otomatis koreksi dan tindakan korektif terpasang dalam prosedur operasional.

jadi kalau sudah dijawab persyaratan untuk melakukan koreksi dalam prosedur operasional, MR (management representative) tidak lagi harus memaksakan untuk membuat prosedur koreksi 'versi MR'.

klo tidak percaya, coba dibaca ISO 9001:2008 klausul 4.2.1 catatan 1 yaaa........

have a nice sunday..

beda dokumen dengan catatan

happy sunday,

semua standar sistem manajemen mempersyaratkan adanya dokumen dan catatan yang harus disiapkan sebagai bukti kendali atas pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi.

persyaratan pengendalian dokumen:
ISO 9001:2008 - 4.2.3
ISO 14001:2004 - 4.4.5
OHSAS 18001:2007 - 4.4.5
ISO 22000:2005 - 4.2.2

definisi (penulis) dokumen adalah acuan atau referensi untuk melakukan kegiatan, untuk menjamin konsistensi dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan orang-orang dalam organisasi yang menerapkan sistem manajemen terkait, contoh; SOP (Standard Operating Procedure), Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK).

persyaratan pengendalian catatan:
ISO 9001:2008 - 4.2.4
ISO 14001:2004 - 4.5.4
OHSAS 18001:2007 - 4.5.4
ISO 22000:2005 - 4.2.3

definisi (penulis) catatan adalah bukti hasil melakukan kegiatan, bentuknya bisa berupa isian dalam form (contoh kwitansi atau absensi), foto, video rekaman (cctv), apapun yang dapat diterima oleh sistem organisasi sebagai bukti yang sah.

ps: maksudnya diterima sebagai bukti yang sah, selama bentuk dokumen atau catatan tersebut diakui oleh organisasi, misalnya dalam bentuk pernyataan dalam manual atau pedoman perusahaan yang sah (=resmi).

still happy!!!!!

manual mutu ISO 9001:2008

sedikit catatan untuk memahami bahasa standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.2 tentang manual mutu:

a)ruang lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dari dan pembenaran pengesampingan apa pun (lihat 1.2),
pernyataan jangkauan penerapan sistem manajemen mutu, lingkup perusahaan/lingkup persyaratan yang  dapat diterapkan dalam organisasi.  persyaratan ISO 9001:2008 yang harus dipenuhi oleh suatu organisasi terdiri atas klausul 4.1-8.5.3,dalam klausul 7, jika organisasi tidak menerapkan kegiatan yang dimaksud dalam klausul tersebut tanpa bermaksud mengurangi efektifitas operasional organisasi, persyaratan tersebut dapat dikecualikan, dan pernyataan tersebut dicantumkan di dalam manual

b)prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk sistem manajemen mutu, atau mengacunya
penerapan dalam organisasi sebagai jawaban dari persyaratan dalam ISO 9001:2008 yang dinyatakan dalam bentuk aturan main yang dijadikan sebagai panduan kerja untuk setiap bagian terkait dalam organisasi (sudah ada di web)

c)uraian dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu.
gambaran hubungan antar proses/kegiatan dalam organisasi untuk menghasilkan nilai/value/yang akan dibeli oleh pelanggan, terdiri atas proses utama (core process), proses manajemen, proses pendukung dan proses inti/kunci (proses kunci adalah proses yang menjadi jantung utama kegiatan organisasi untuk tetap eksis di sektor terkait)

ISO 9001 - kesetaraan bukan keseragaman

semangat pagi!!!

kenapa ISO 9001 identik dengan keseragaman (ada yang bilang begitu)? apakah seragam berarti standar (nope!-penulis)?
setara tidak berarti seragam (=sama persis, identik-penulis), setara artinya berada di level yang seimbang tanpa berarti sama antara satu dengan lainnya.  dengan standarisasi, diharapkan organisasi-organisasi memiliki pemahaman yang memadai untuk dapat dikatakan sesuai standar internasional, yang juga digunakan banyak organisasi di dunia, untuk masuk dalam pasar (in to the market) dan menjadi leader di bidangnya (baca juga excellent performance with ISO 9004-later).

hal-hal yang disetarakan dalam ISO 9001?
ada 5M (Man-Money-Machine-Material-Method) yang dikenal sebagai input dalam IPO (Input-Proses-Output). Money atau finansial atau efisiensi belum menjadi material yang dibahas di dalam ISO 9001. jadi tinggal 4M.  yang diatur dalam standar ISO 9001, adalah manajemen man atau orang-orang atau dikenal dengan istilah organisasi (dalam ISO 9001), dengan fokus pengaturan pada kompetensi, peningkatan kompetensi salah satunya melalui pelaksanaan training, dan pemahaman, terhadap sistem manajemen atau cara kerja, juga pemahaman bahwa setiap individu dalam organisasi memiliki kontribusi yang seimbang (=equal) untuk kesuksesan organisasi secara menyeluruh, seperti mata rantai, satu mata rantai lemah, akan membuat rantai tersebut tidak dapat berfungsi dengan baik.

see u next..

apa itu ISO

semangat pagi!!!!


ISO singkatan?
bukan. terdapat suatu organisasi yang dibentuk untuk menyusun standar-standar yang menjadi referensi atau acuan untuk berbagai benda maupun sistem yang terkait dengan kehidupan kita, manusia. nama organisasinya International Organization for Standardization atau Organisasi Internasional untuk Standarisasi, bisa di cek di web nya http://www.iso.org/. Kalau di Indonesia, kita punya BSN (Badan Standarisasi Nasional).

jadi apa hubungannya dengan istilah ISO?
ISO seperti dalam isobar, isoterm, isotop, menunjukkan ekivalensi atau kesetaraan. kesetaraan antar organisasi, bukan keseragaman.  idenya adalah, iso merupakan harmonisasi berbagai standar yang diterbitkan oleh berbagai negara di benua eropa.  berbeda negara, berbeda standar mutu yang diacu oleh produsen untuk dapat menjual produknya, hal ini menjadi tidak eifisien, akhirnya dibentuklah organisasi (IOS) untuk mengharmonisasi berbagai standar tersebut, menjadi satu set standar yang bersifat umum, dan dapat diaplikasikan di berbagai industri, dengan harapan tidak lagi menjadi penghalang para produsen untuk menjual produknya ke negara-negara di benua eropa.

dimana kesetaraannya?

next....

made to order

Dear readers,

Being a trainer for the last few years, had produce so many questions raise expecially post the training, have I somewhat had written any book at all to share my knowledge on management systems.  At those moment, it seems blank, what a book? How do I ever start to write? Unless someone ask me something, then I can answer, when it came to write it down, it seems that I was determined to be paralyzed and intimidated by those book writers with their enriched words (have not mention on blogger though).

Until one time, one shot on a popular blog showed by my dearest friend, then this somewhat words just flowing thru my head to my fingers.

So, made to orders and requests, I sincerely hope this blog will show you, readers, the easiest way to get to know what they so called ISO and their related.

Stay success,
amalia