Minggu, 12 Desember 2010

beda dokumen dengan catatan

happy sunday,

semua standar sistem manajemen mempersyaratkan adanya dokumen dan catatan yang harus disiapkan sebagai bukti kendali atas pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi.

persyaratan pengendalian dokumen:
ISO 9001:2008 - 4.2.3
ISO 14001:2004 - 4.4.5
OHSAS 18001:2007 - 4.4.5
ISO 22000:2005 - 4.2.2

definisi (penulis) dokumen adalah acuan atau referensi untuk melakukan kegiatan, untuk menjamin konsistensi dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan orang-orang dalam organisasi yang menerapkan sistem manajemen terkait, contoh; SOP (Standard Operating Procedure), Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK).

persyaratan pengendalian catatan:
ISO 9001:2008 - 4.2.4
ISO 14001:2004 - 4.5.4
OHSAS 18001:2007 - 4.5.4
ISO 22000:2005 - 4.2.3

definisi (penulis) catatan adalah bukti hasil melakukan kegiatan, bentuknya bisa berupa isian dalam form (contoh kwitansi atau absensi), foto, video rekaman (cctv), apapun yang dapat diterima oleh sistem organisasi sebagai bukti yang sah.

ps: maksudnya diterima sebagai bukti yang sah, selama bentuk dokumen atau catatan tersebut diakui oleh organisasi, misalnya dalam bentuk pernyataan dalam manual atau pedoman perusahaan yang sah (=resmi).

still happy!!!!!

14 komentar:

suwardi mengatakan...

Mohon info macam-macam dukument INTERNAL DAN EXTERNAL

amalia mengatakan...

semoga sukses selalu Pa Suwardi..

contoh2 dokumen internal di lingkungan pendidikan, diantaranya:
- syllabus, kurikulum
- materi pembelajaran
- daftar kehadiran siswa (absensi)
- buku praktikum yang diterbitkan sendiri oleh sekolah
- journal guru
- memo/nota dinas dari Kepala Sekolah
- raport, daftar nilai, materi ujian

contoh2 dokumen external di lingkungan pendidikan, diantaranya:
- panduan kurikulum dari diknas (KTSP)
- surat undangan/memo/surat pemberitahuan dari Komite Sekolah, pemkot, diknas, DUDI
- text book (buku panduan pembelajaran)
- dokumen siswa untuk melengkapi PSB
- laporan perkembangan anak dari DUDI

Anonim mengatakan...

untuk di TU dokument internal dan internal apa saja bu?

Anonim mengatakan...

untuk di TU dokument internal dan external apa saja bu? dari pak suwardi

amalia mengatakan...

pertama-tama mohon Pa Suwardi dan tim menentukan terlebih dahulu definisi atau ruang lingkup dari dokumen internal dan eksternal.

Dokumen internal sebagai contoh, adalah dokumen yang diterbitkan dari internal sekolah, baik oleh Kepala Sekolah (Penunjukan MR), TU (Pengumuman rapat guru, daftar nilai, daftar nama murid), Guru tetap (IK untuk guru mengajar), dan bagian lainnya yang memang merupakan bagian dari sekolah.

Dokumen eksternal; dokumen yang berasal dari luar sekolah, seperti dari DUDI (laporan perkembangan anak selama kerja lapang), Yayasan (pemberian beasiswa), pemerintah (pencairan dana BOS), DikNas (panduan kurikulum), dsb.

Dari definisi tersebut, mohon Pa Suwardi memilah dokumen2 yang ada berdasarkan asal penerbitannya, barulah diklasifikasikan sesuai aturan yang dibuat oleh internal tim Bapak.

Semoga bermanfaat

khoko ayu mengatakan...

Thanks .Dan berikut ini mohon dengan hormatpenjelasan clousul 4.1 bagian a,b and c dan klousul mana saja yg terkait dengan poinn-poin di atas.The last may I know your email and mobile number? P. Suwardi

Anonim mengatakan...

Thanks .Dan berikut ini mohon dengan hormat penjelasan clousul 4.1 bagian a,b and c dan klousul mana saja yg terkait dengan poinn-poin di atas.The last may I know your email and mobile number? P. Suwardi

amalia mengatakan...

4.1.a. organisasi harus mengidentifikasi proses-proses apa saja yang dilakukan untuk menjamin pelaksanaan sistem manajemen mutu berjalan dengan baik.
4.1.b. proses-proses tersebut dirangkai membentuk alur proses yang menggambarkan tahapan kegiatan organisasi untuk menghasilkan produk/jasa yang akan dibeli pelanggan.

rangkaian proses tersebut digambarkan dalam manual mutu (4.2.2.c) yang umunya disebut sebagai bisnis proses.

gambaran tersebut merupakan informasi rangkaian kegiatan dan karakter unik dari organisasi yang dimaksud. posting contoh bisnis proses akan ditampilkan di posting berikutnya.

4.1.c. penetapan metode dan kriteria untuk menjamin agar kendali terhadap proses efektif, klausul terkait 5.5.1 penetapan TUPOKSI, 6.2.1 penetapan persyaratan kompetensi, 7.1 perencanaan realisasi KBM, 7.3.2 pengendalian terhadap perancangan kurikulum dan silabus, 7.5.1 pengendalian pelaksanaan KBM, dsb.
alamat email jumatair@yahoo.com, 08121105937

Anonim mengatakan...

Bu amalia terima kasih atas penjelasannya, berikut ini mhn dengan hormat tanggapan mengenanai Pedoman mutu pada poin 1.1(Scope)Umun, 1.2(Penerapan). Sesuai dengan arahan dari konsultan kami, poin tersebut di dukumen kami berisi:
diisi dengan batasan ruang lingkup pada proses layanan pendidikan formal dengan meliputi kompetensi keahlian yang ada di sekolah kami. Sedangkan pada poin 1.2 gak ada penjelasan langsung pada poin 2 Normative reference. Pertanyaannya:
1. Benarkan dukumen kami pada 1.1 di atas?
2. Untuk 1.2 (apllication) yang gak ada di dukumen kami harus diisi apa menurut aturan yang baku? Trim

amalia mengatakan...

pada prinsipnya, standar ISO 9001:2008 tidak membakukan bentuk2 dokumen apapun, baik pedoman, POS, IK, catatan atau formulir, ataupun dokumen lainnya.
yang ditentukan dalam ISO 9001:2008, hanyalah isi dari dokumen2 yang diminta untuk ditetapkan. Susunan, bab-bab atau pasal2nya, tidak harus menyerupai standar ISO 9001:2008. silahkan mendesain sendiri hal-hal apa saja yang akan ditampilkan dalam Manual/Pedoman Mutu, sesuai karakteristik masing-masing organisasi.
yang perlu diperhatikan, adalah; dalam menyusun Pedoman/Manual Mutu, hal-hal yang harus tercantum di dalamnya, minimal terpenuhi persyaratan dalam klausul 4.2.2 dalam ISO 9001:2008 (mohon lihat penjelasan terkait 4.2.2), lebih dari hal-hal tersebut silahkan, tetapi kurang, tidak disarankan.
Dalam Pedoman/Manual Mutu, yang wajib tercantum adalah ruang lingkup penerapan, termasuk jika ada pengecualian terhadap klausul 7 (jika ada), referensi prosedur, misalnya POS, IK, inipun tidak perlu tercantum detail dengan nomor dan sebagainya. Dan poin yang ke3, adalah gambaran interaksi kegiatan dalam organisasi (contoh ada di posting bisnis proses).
Jadi, bicara lingkup penerapan, dijawab di 4.2.2.a saja (jika struktur Bab dalam pedoman benar2 mengikuti urutan dalam klausul2 ISO 9001:2008).
Karena, klausul 1,2,3 dalam ISO 9001:2008, membicarakan penerapan ISO 9001:2008 secara luas.
Sedangkan untuk organisasi, yang wajib dijawab adalah dari klausul 4.1 hingga 8.5.3.

jika tetap dengan struktur Bab sesuai klausul dalam ISO 9001:2008;
poin 1.1, dapat diisi mengenai profil sekolah, lokasi, spesialisasi, pengalaman juara, keterserapan lulusan oleh DUDI, profil guru2, fasilitas sekolah, dsb.
poin 1.2, apabila di antara klausul 7.1 - 7.6, terdapat klausul yang tidak dapat diterapkan di sekolah, karena memang kegiatan tersebut tidak dilakukan, informasi tersebut dapat dicantumkan dalam poin 1.2 ini.
poin 2, referensi-referensi yang digunakan oleh sekolah untuk menyelenggarakan kegiatan KBM ataupun operasional lainnya.

Catatan:
Pedoman/Manual Mutu disusun untuk kepentingan organisasi, dan harus mudah dibaca dan dipahami oleh anggota organisasi sekolah (user friendly, bukan auditor friendly.
Hindari meniru persis susunan Bab sesuai klausul ISO 9001:2008 apabila hal ini justru menyulitkan user untuk memahami).
Susunlah Manual/Pedoman Mutu sesuai alur kegiatan organisasi sekolah sesuai urutan P-D-C-A dan Input-Proses-Output.

Anonim mengatakan...

Trima kasih atas penjelasannya bu, berikut ini mohon dijelaskan klausul A. 7.1 dimana produk di dunia pendidikan saya artikan knowlege, skill dan attidute. Yang saya tanyakan bagaimana hubungan secara sistematis dengan kurikulum klausul ini?dan apa bedanya dengan Klausul 7.3?
B. Mhn penjelasan Klausul 7.5 dengan KBM dan penekanannya pada proses atau hasil?
Trim p.Suwardi

Anonim mengatakan...

Yth. Ibu Amalia saya mengalami kesulitan buat cek list pada unit kurikulum yang terkait dengan pasal 8.3 , 8.5.2 dan 8.5.3 apa saja yang harus saya cek dan apa yang harus saya tanyakan atas bantuannya terima kasih. Suwardi

Anonim mengatakan...

Ass. Wr.Wb. Ibu Niken Amalia ditempat sekolah kami banyak tenaga honorer baik guru maupun karyawan, yang menjadi masalh kurang maksimalnya mereka bekerja segala upaca sudah kita lakukan tapi kadang2 baik tapi gak konsisten, pertanyaan saya :
1. Sebagai WMM upaya apa dan aturan apa yang harus kita lakukan biar mereka bekerja penuh dengan kesadaran dan tanggung jawab?
2. Siapa saja yang wewenang menyelesaikan masalah di atas?
3. Dalam ISO 9001:2008 diataur pada pasal berapa saja?
4. Mhn dengan hormat apabila ibu tidak keberatan mengiriknan materi audit Internal yang udah di berikan kepada kami di Hotel Nopotel Surabaya papa bulan lalu via emeil saya diningrat57@yahoo.co.id
5. Di visi sekolah kami ada 16 unit kerja tapi untuk bisa memahi dan mengimplemeetasikan ISO 9001:2008 cukup sulit sekali walaupun udah saya beri buku saku dan beberapa pertemuan udah kita lakukan? Mhon saran dan mungkin punya kiat-kiat yang lebih baik akan kami coca ditempat kami. Terima kasih
Wassalam.
Suwardi

amalia mengatakan...

Berdasarkan pengalaman dan sharing dari berbagai perusahaan (jawaban pertanyaan 1,3,5):
- Sebagai WMM (termasuk klausul terkait dalam ISO 9001:2008):
1. Menjadi contoh/tauladan sebagai pelaksana sistem manajemen yang konsisten (5.1, 5.5.2.c.),
2. Memberikan pemahaman yang memadai bagi para tenaga honorer, guru2 dan anggota organisasi yg lain, sehingga kebutuhan untuk terlibat dalam sistem merupakan keinginan dari mereka sendiri (bukan karena 'diminta' pihak lain (misal; WMM) klausul 6.2.2,
3. Mendengarkan apa yang menjadi permasalahan utama yang menyebabkan para tenaga honorer, guru2 dan anggota organisasi yg lain belum terpanggil untuk aktif dalam penerapan SMM (8.4, 8.5.2),
4. Mengadakan lomba inovasi untuk meningkatkan kemudahan pemahaman penerapan SMM di bagian masing2 (dengan membuat lomba nyanyi, membuat poster, video, dsb.)klausul 9.2 dalam ISO 9004:2009,
5. Melibatkan secara penuh peranan dari masing2 pelaksana dalam pengembangan dan penerapan SMM(6.2.2.d),
6. Menetapkan sasaran kinerja untuk dicapai berdasarkan penugasan masing2 (5.4.1),
7. Penetapan tugas dan tanggung jawab yang jelas akan peranan masing2 anggota organisasi sesuai bidangnya (5.5.1).

Jawaban no.2.
Yang berwenang menyelesaikan masalah tersebut, adalah setiap orang yang memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai bagian dari organisasi. Seoptimum mungkin melibatkan semua orang untuk turut menerapkan dan berpartisipasi dalam pengembangan SMM.

Materi pelatihan on the way..